Wereldwijde privacyverklaring van sonnen voor klanten en zakenpartners

1. Waar gaat deze privacyverklaring over?

Deze privacyverklaring informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens door de ondernemingen van de sonnen-groep (hierna "sonnen", "wij" of "ons") en door onze moedermaatschappij Shell.

De verklaring is gericht aan onze klanten, leveranciers, zakenpartners en investeerders, en aan bezoekers van onze website en ons klantenportaal. Bezoekt u een van onze websites, dan gelden daarnaast onze bepalingen over gegevensbescherming en het gebruik van cookies. Die vindt u in de privacybepalingen op de betreffende website.

In landen waar wij actief zijn, kunnen bovendien lokale privacyverklaringen en -bepalingen gelden die aansluiten op de plaatselijke praktijk en wetgeving. Deze privacyverklaring is dan ook altijd onderworpen aan de geldende wettelijke bepalingen en wordt zo nodig aangepast.

Hieronder leest u welke persoonsgegevens wij voor welke doeleinden verwerken, hoe lang wij ze bewaren, hoe u ze kunt inzien en bijwerken, waar u meer informatie krijgt en waar u een klacht kunt indienen.

2. Bijzondere opmerking voor personen jonger dan 16 jaar

Bent u jonger dan 16 jaar – of ouder, als de wet dat voorschrijft – stuur ons dan geen persoonsgegevens zoals uw naam, adres of e-mailadres. Wilt u ons toch een vraag stellen waarvoor persoonsgegevens nodig zijn, bijvoorbeeld over een opleiding of een evenement, vraag dan uw ouder of voogd om namens u contact met ons op te nemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van personen die klant, leverancier, zakenpartner of investeerder zijn, verwerken wij:

• persoonlijke contactgegevens, zoals naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer, voor zover dat nodig is voor de beoogde doeleinden;
• zakelijke contactgegevens en overige informatie, zoals functie, afdeling, bedrijfsnaam en de aanleiding voor de samenwerking met sonnen.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet is sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland, en/of de onderneming binnen de sonnen-groep waarmee u een contractuele relatie hebt.

5. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de van u ontvangen persoonsgegevens in de volgende gevallen:

5.1 Voor onze bedrijfsvoering en de uitvoering van overeenkomsten

Het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten, waaronder onderzoek naar en ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten; het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakenpartners; het registreren en factureren van diensten, producten en materialen; het onderhouden en versterken van zakelijke relaties met bestaande en potentiële klanten; onze administratie en klantenservice; en het opzetten, uitvoeren en analyseren van marktonderzoek en marketingstrategieën.

5.2 Voor de inrichting van onze bedrijfsprocessen

Het organiseren en aansturen van onze bedrijfsactiviteiten, waaronder financieel beheer en vermogensbeheer, het inrichten van controlemechanismen, rapportages, evaluaties, audits en interne onderzoeken.

5.3 Gezondheid en veiligheid

Ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, en ter bescherming van het leven of de gezondheid van personen, controleren wij iemands identiteit en toegangsrechten tot onze gebouwen en terreinen.

5.4 Naleving van wettelijke verplichtingen en handhaving van rechten

Het naleven van wet- en regelgeving, waaronder het voeren van gerechtelijke procedures en het afweren van claims.

5.5 Toetsing aan openbare sanctielijsten

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om onze bezittingen, medewerkers en opdrachtnemers te beschermen, en in het bijzonder om te waarborgen dat sonnen voldoet aan de wetgeving rond handelscontrole, het voorkomen van witwassen, omkoping en corruptie en overige wettelijke vereisten, toetsen wij onze bestaande en potentiële klanten en zakenpartners regelmatig – minstens elk kwartaal.

Wij toetsen aan openbaar beschikbare of door overheden gepubliceerde sanctielijsten. De toetsing vindt plaats binnen Europa en gebeurt op basis van uw voor- en achternaam. Is er een eerste match, dan controleren wij aan de hand van de bij sonnen opgeslagen gegevens – zoals geboortedatum, nationaliteit en adres – of die match klopt. Daarbij kan sonnen ook andere openbare bronnen raadplegen, bijvoorbeeld gegevens van kredietinformatiebureaus, en rechtstreeks contact met u opnemen voor aanvullende informatie. Kan sonnen de match niet uitsluiten, dan behouden wij ons het recht voor externe adviseurs (KPMG EU) in te schakelen voor nader onderzoek.

Wordt een match vastgesteld, dan heeft de Shell-groep (Shell plc) een wettelijke meldingsplicht aan de Amerikaanse beurstoezichthouder SEC. Shell Midstream Partners LP is verplicht kwartaal- en jaarverslagen bij de SEC in te dienen. Voor zover wettelijk vereist doet sonnen melding bij de bevoegde lokale toezichthouders.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 6 lid 1 onder c en f AVG.

De toetsing leidt niet tot geautomatiseerde besluitvorming over bestaande of toekomstige klanten en zakenpartners.

6. Rechtsgrondslag voor de verwerking

De persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring betrekking heeft, verwerken wij uitsluitend:

• om op verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst contact met iemand op te nemen;
• om een overeenkomst uit te voeren die u met sonnen hebt gesloten;
• voor zover dat nodig is om te voldoen aan de wet- en regelgeving waaraan wij zijn onderworpen;
• voor zover dat nodig is voor de gerechtvaardigde belangen van sonnen en daartegen geen zwaarder wegende belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden van de betrokkene opwegen; of
• uitsluitend voor zover wettelijk vereist: met uw uitdrukkelijke toestemming.

Verwerken wij uw gegevens op basis van uw toestemming, dan kunt u die toestemming te allen tijde intrekken, tenzij de wet anders bepaalt. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór dat moment.

7. Aan wie geven wij persoonsgegevens door?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden en delen ze strikt volgens het need-to-knowprincipe:

• met andere ondernemingen binnen de sonnen-groep en met onze moedermaatschappij Shell plc, voor zover dat nodig is voor de onder punt 5 genoemde doeleinden;
• binnen onze groep, om u acties aan te bieden of u te informeren over gerelateerde producten en diensten. Dit gebeurt op basis van de toestemming die u voor marketingdoeleinden hebt gegeven; het marketingmateriaal wordt in alle gevallen uitsluitend door ons verstuurd.

Het klantbeeld van Shell

Om u een goede ervaring met de Shell-groep te bieden, combineren wij de uit bovengenoemde bronnen verkregen informatie tot een persoonlijk profiel, rekening houdend met de context van uw contact met Shell. Daardoor verloopt uw contact met de verschillende Shell-ondernemingen eenvoudiger. Bovendien beschikken wij zo over de meest actuele informatie over u, waarmee wij onze diensten en producten kunnen verbeteren en aanbiedingen beter op uw interesses kunnen afstemmen.

U kunt zelf bepalen hoe Shell deze informatie gebruikt. Wilt u niet dat uw persoonsgegevens op deze manier worden gecombineerd, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Zie hiervoor het onderdeel "Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens" hieronder.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan:

• ondernemingen binnen sonnen Holding GmbH die producten en diensten leveren die wij nodig hebben om onze overeenkomst met u uit te voeren;
• geautoriseerde derden, zoals handelsagenten, partners, dienstverleners en onderaannemers van sonnen;
• een bevoegde overheidsinstantie of toezichthouder, voor zover dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan de betreffende onderneming is onderworpen.

8. Doorgifte van persoonsgegevens

Geven wij persoonsgegevens door aan ondernemingen binnen de sonnen-groep of aan geautoriseerde derden binnen of buiten uw land van vestiging – ook buiten de Europese Economische Ruimte – dan nemen wij organisatorische, contractuele en juridische maatregelen. Zo waarborgen wij dat uw gegevens uitsluitend voor de genoemde doeleinden worden verwerkt en dat er een passend beschermingsniveau geldt.

Deze maatregelen omvatten de door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen voor doorgifte naar landen waarvan het beschermingsniveau als ontoereikend wordt beschouwd, en aanvullende lokale wettelijke vereisten.

9. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die wij verzamelen voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met een klant, leverancier of zakenpartner, of in het kader van een offerte, bewaren wij gedurende de looptijd van de contractuele relatie en tot drie jaar na afloop van de samenwerking.

In alle andere gevallen verwijderen wij persoonsgegevens uiterlijk drie maanden na verzameling. Dat geldt ook voor gegevens uit een offerteaanvraag die niet tot een overeenkomst heeft geleid en voor gegevens die wij verwerken op grond van punt 5.5.

In alle gevallen mogen gegevens langer worden bewaard wanneer daar een wettelijke grond voor is – ze worden dan verwijderd zodra ze voor dat wettelijke doel niet meer nodig zijn – of korter, wanneer het doel van de opslag eerder vervalt.

10. Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inzien?

Wij houden onze gegevens over u zo nauwkeurig mogelijk. U hebt het recht uw persoonsgegevens in te zien en te laten corrigeren of verwijderen. Verwijdering kunt u aanvragen voor zover het doel van de opslag is vervallen. Daarnaast hebt u het recht de verwerking van uw gegevens te laten beperken en uw gegevens te laten overdragen. Neem hiervoor contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, zoals hieronder beschreven.

11. Bij wie kan ik terecht voor meer informatie?

Richt uw vragen en verzoeken over deze privacyverklaring aan sonnen Holding GmbH, t.a.v. de directie, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland, privacy-notice@sonnen.de. Ook de onderneming binnen sonnen Holding GmbH waarmee u een overeenkomst hebt gesloten, kan u informeren.

Daarnaast kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: Deutsche Shell Holding GmbH, Michael Seus, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Duitsland, datenschutz@sonnen.de.

U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthouder voor sonnen Holding GmbH is de Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD), Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Duitsland, +49 89 212 673.0, poststelle@datenschutz-bayern.de. Als bezoeker uit Nederland kunt u zich ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Contact via e-mail of het contactformulier

Neemt u via e-mail of het contactformulier contact met ons op, dan slaan wij de gegevens die u verstrekt – uw e-mailadres en eventueel uw naam en telefoonnummer – op om uw vraag te beantwoorden en eventuele vervolgvragen te kunnen behandelen. Zonder uw toestemming geven wij deze gegevens niet door aan derden. De verwerking vindt uitsluitend plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder a AVG. Wij bewaren deze gegevens totdat u ons verzoekt ze te verwijderen, u uw toestemming intrekt of het doel van de verwerking vervalt. Wettelijke bewaarplichten en andere dwingende bepalingen blijven onverlet.

13. Verzameling van persoonsgegevens bij een bezoek aan onze website

Gebruikt u de website alleen om informatie te bekijken – u registreert zich niet en verstrekt ons verder niets – dan verzamelen wij alleen de persoonsgegevens die uw browser naar onze server stuurt. Deze gegevens zijn technisch nodig om de website te tonen en de stabiliteit en veiligheid te waarborgen. De rechtsgrondslag is artikel 6 lid 1 onder f AVG. Het gaat om:

• IP-adres
• datum en tijdstip van het verzoek
• tijdzoneverschil ten opzichte van Greenwich Mean Time (GMT)
• inhoud van het verzoek (de opgevraagde pagina)
• toegangsstatus of HTTP-statuscode
• hoeveelheid overgedragen gegevens
• de website waarvandaan het verzoek is gedaan
• browser
• besturingssysteem en bijbehorende interface
• taal en versie van de browsersoftware

14. Overige functies en diensten op onze website

Naast de informatieve functie bieden wij verschillende diensten aan waar u desgewenst gebruik van kunt maken. Daarvoor moet u doorgaans aanvullende persoonsgegevens verstrekken. Die gebruiken wij om de betreffende dienst te leveren, volgens de hierboven beschreven uitgangspunten.

Voor de verwerking van uw gegevens en de uitvoering van opdrachten schakelen wij soms externe dienstverleners en partnerbedrijven in. Wij selecteren hen zorgvuldig, zij zijn gebonden aan onze instructies en wij controleren hen regelmatig.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden doorgeven wanneer wij samen met partners acties, prijsvragen, overeenkomsten of vergelijkbare diensten aanbieden. Meer informatie hierover krijgt u op het moment dat u uw gegevens verstrekt, of vindt u in de beschrijving van het betreffende aanbod.

De verwerking vindt plaats op grond van artikel 6 lid 1 onder a AVG.

Zijn onze dienstverleners of partners gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, dan informeren wij u over de gevolgen daarvan in de beschrijving van het betreffende aanbod.

15. SSL- of TLS-versleuteling

Om veiligheidsredenen en ter bescherming van vertrouwelijke informatie die u ons stuurt, zoals aanvragen of bestellingen, maakt deze website gebruik van SSL- of TLS-versleuteling. U herkent een versleutelde verbinding aan het feit dat de adresbalk van uw browser "https://" toont in plaats van "http://" en aan het slotsymbool in de adresbalk.

Bij een actieve SSL- of TLS-verbinding kunnen derden de gegevens die u ons stuurt niet meelezen.

16. Gebruik van cookies

Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website vindt u in ons [cookiebeleid].

17. E-mailbeveiliging

Zodra u elektronisch contact opneemt met sonnen, stemt u in met elektronische communicatie. Wij wijzen u erop dat e-mails onderweg door onbevoegden kunnen worden gelezen of gewijzigd zonder dat dit wordt opgemerkt. Op deze website wordt slechts gedeeltelijk gebruikgemaakt van versleuteling. sonnen gebruikt een spamfilter. Daardoor kunnen e-mails worden geweigerd wanneer die op basis van bepaalde kenmerken ten onrechte als spam worden aangemerkt.

18. Beveiliging door technische en organisatorische maatregelen

Conform de geldende wetgeving treffen wij technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging en toegang door onbevoegden. Wij verbeteren deze maatregelen voortdurend in lijn met de technologische ontwikkelingen.

19. Vacatures en online solliciteren

Uw sollicitatiegegevens verzamelen en verwerken wij elektronisch om de sollicitatieprocedure af te handelen. De rechtsgrondslag is artikel 6 lid 1 onder a AVG. Leidt uw sollicitatie tot een arbeidsovereenkomst, dan kunnen wij uw gegevens opnemen in uw personeelsdossier ten behoeve van het gebruikelijke organisatie- en administratieproces, met inachtneming van de wettelijke voorschriften. De rechtsgrondslag daarvoor is artikel 6 lid 1 onder f AVG. Wordt uw sollicitatie afgewezen, dan verwijderen wij uw gegevens automatisch twee maanden na de afwijzing. Dit geldt niet wanneer een langere bewaartermijn wettelijk noodzakelijk is – bijvoorbeeld in verband met de bewijslast bij gelijkebehandelingswetgeving – of wanneer u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om uw gegevens langer in onze kandidatendatabase te bewaren.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring in de loop van de tijd aanpassen. De meest recente versie is van kracht en is onderworpen aan de geldende wettelijke bepalingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 22 november 2021.

‍