Wereldwijde sonnen
Privacyverklaring voor klanten en zakenpartners

1. Wat houdt deze privacyverklaring in?

Deze privacyverklaring informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens door ondernemingen die deel uitmaken van de sonnen-groep (hierna "sonnen", "wij" of "ons"), evenals door onze moedermaatschappij Shell.

Deze privacyverklaring is gericht aan onze klanten, leveranciers, zakenpartners en/of investeerders, evenals aan bezoekers van onze website en het klantenportaal. Wanneer u een van onze websites bezoekt, zijn bovendien onze bepalingen met betrekking tot gegevensbescherming en het gebruik van cookies van toepassing. Meer informatie hierover vindt u in de op de website gepubliceerde privacybepalingen.

Daarnaast kunnen in landen waar wij actief zijn lokale privacyverklaringen en -bepalingen van toepassing zijn die de ter plaatse geldende praktijken en wettelijke vereisten weerspiegelen. Deze privacyverklaring is daarom altijd onderworpen aan de geldende wettelijke bepalingen en wordt indien nodig dienovereenkomstig aangepast.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens voor welke doeleinden worden verwerkt, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, hoe u uw persoonsgegevens kunt inzien en bijwerken, waar u meer informatie kunt krijgen en waar u een klacht kunt indienen.

2. Speciale opmerking voor personen jonger dan 16 jaar. Verwerking van persoonsgegevens van kinderen

Als u jonger bent dan 16 jaar (of ouder, indien de wet dit voorschrijft), stuur ons dan geen persoonsgegevens (zoals uw naam, adres of e-mailadres). Wilt u ons toch een vraag stellen waarvoor het invoeren van uw persoonsgegevens vereist is (bijvoorbeeld in verband met een opleiding of een door ons aangeboden evenement), neem dan contact op met uw ouders of voogd en vraag hen om namens u contact met ons op te nemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van en in verband met personen die klant, leverancier, zakenpartner en/of investeerder zijn:

Privécontactgegevens (zoals uw naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer) voor zover dit noodzakelijk is voor de beoogde doeleinden;

Zakelijke contactgegevens en andere informatie (zoals uw zakelijke titel, afdeling, bedrijfsnaam en de reden van de samenwerking met sonnen).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet is sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland en/of de onderneming binnen de sonnen-groep waarmee u een contractuele relatie heeft.

5. Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen verwerken wij de van u ontvangen persoonsgegevens op basis van deze bepalingen:

5.1 Bij de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en voor de uitvoering van gesloten overeenkomsten

Het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten, inclusief voor onderzoeks-, ontwikkelings- en verbeteringsdoeleinden van de door ons aangeboden producten en diensten; het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakenpartners; voor het registreren en factureren van diensten, producten en materialen van en aan sonnen; het onderhouden en bevorderen van een zakelijke relatie, bijv. voor het onderhouden en stimuleren van contacten met bestaande en potentiële toekomstige klanten; voor onze boekhouding, klantenservice, en het ontwikkelen, uitvoeren en analyseren van marktonderzoek en marketingstrategieën.

5.2 Organisatie van onze bedrijfsprocessen

De organisatie en het beheer van onze bedrijfsactiviteiten, inclusief financieel en vermogensbeheer, de invoering van controlemechanismen, rapportages, evaluaties, audits en interne onderzoeken.

5.3 Gezondheid, veiligheid

Ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, inclusief de bescherming van het leven of de gezondheid van een persoon, controleren wij de identiteit van een persoon en diens toegangsrechten tot de faciliteiten en terreinen van onze ondernemingen.

5.4 Naleving van wettelijke vereisten; handhaving van rechten

Het naleven van wettelijke en juridische bepalingen, inclusief voor het voeren van gerechtelijke procedures of het afweren van claims.

5.5 Afstemming met openbaar toegankelijke sanctielijsten

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, ter bescherming van activa, onze medewerkers en contractanten, en in het bijzonder om te waarborgen dat sonnen kan voldoen aan alle wetgeving op het gebied van handelscontrole, het voorkomen van witwassen en/of omkoping en corruptie, en andere wettelijke vereisten, voeren wij regelmatig (minstens per kwartaal) controles uit op onze bestaande en potentiële toekomstige klanten en zakenpartners.

Deze controle vindt plaats op basis van openbaar beschikbare of door de overheid uitgegeven sanctielijsten. De controle wordt uitgevoerd in Europa. Hiervoor vergelijken wij uw voor- en achternaam met de gegevens in de gepubliceerde sanctielijsten. In het geval van een initiële match controleren wij aan de hand van uw bij sonnen opgeslagen gegevens (bijv. geboortedatum, nationaliteit, adres) of de match daadwerkelijk correct is. Voor deze controle kan sonnen ook andere openbare bronnen raadplegen, zoals informatie van kredietinformatiebureaus. sonnen kan voor dit doel ook direct contact opnemen met de betrokkene om nadere informatie te verkrijgen. Mocht sonnen de match niet kunnen uitsluiten, dan behouden wij ons het recht voor om voor verdere controle en beoordeling de diensten van externe adviseurs (KPMG EU) in te schakelen.

Indien een overeenkomst is vastgesteld, heeft de Shell-groep (Shell plc.) een wettelijke meldingsplicht aan de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC, de Amerikaanse toezichthouder op de effectenbeurs). Shell Midstream Partners LP (MLP) is verplicht om kwartaal- en jaarverslagen in te dienen bij de SEC. Voor zover wettelijk vereist, moet sonnen melding maken bij de bevoegde lokale toezichthouders.

De rechtsgrondslag voor deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, onder c) en f) van de AVG.

De controle leidt niet tot geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot een bestaande klant of zakenpartner, of een toekomstige klant of zakenpartner.

6. Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die onder dit privacybeleid vallen, worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de volgende bepalingen:

om op verzoek contact op te nemen met een persoon voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;

om een overeenkomst uit te voeren die u met sonnen heeft gesloten;

voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wet- en regelgeving waaraan wij onderworpen zijn;

voor zover dit noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde zakelijke belangen van sonnen en hiertegen geen zwaarder wegende belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden van de betrokkene indruisen; of

(alleen voor zover wettelijk vereist) met de uitdrukkelijke toestemming van een persoon.

In gevallen waarin wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om, voor zover wettelijk niet anders bepaald, uw toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot het moment van intrekking heeft plaatsgevonden.

7. Aan wie geven wij de persoonsgegevens door?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden. Ze worden uitsluitend strikt volgens het „need-to-know“-principe als volgt gedeeld:

Uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven binnen de sonnen-bedrijvengroep, inclusief onze moedermaatschappij, Shell plc., voor zover dit noodzakelijk is voor de onder punt 5 genoemde doeleinden.

wij kunnen uw gegevens ook binnen onze bedrijvengroep delen om u promoties aan te bieden of u te informeren over gerelateerde producten en/of diensten. Dit gebeurt op basis van de door u verleende toestemming voor marketingdoeleinden en in alle gevallen wordt het marketingmateriaal uitsluitend door ons aan u verzonden

Shell's visie op de klant‍

Om een positieve ervaring met de Shell-bedrijvengroep te garanderen, rekening houdend met de context van uw interactie met Shell, combineren wij de uit de bovengenoemde bronnen verkregen informatie om een persoonlijk profiel van u op te stellen; hierdoor kunt u gemakkelijker interageren met verschillende Shell-ondernemingen. Bovendien wordt hiermee gewaarborgd dat wij over de meest actuele informatie over u beschikken, zodat wij diensten en producten beter kunnen ontwikkelen en aanbiedingen kunnen afstemmen op uw specifieke interesses.

Wij wijzen u er echter op dat u de mogelijkheid heeft om te controleren hoe Shell deze informatie gebruikt. U kunt bezwaar maken tegen het op deze wijze combineren van uw persoonsgegevens; hiervoor verwijzen wij u naar het onderstaande gedeelte „Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens“.

Uw persoonsgegevens kunnen onder omstandigheden ook worden doorgegeven aan bedrijven binnen de sonnen Holding GmbH die sonnen-producten en -diensten leveren die wij nodig hebben voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomsten.

Geautoriseerde derden, zoals handelsagenten, partners, dienstverleners en onderaannemers van sonnen.

Een bevoegde overheidsinstantie, regering of administratie, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan de betreffende onderneming van sonnen Holding GmbH onderworpen is.

8. Doorgifte van persoonsgegevens

Voor zover persoonsgegevens worden doorgegeven aan bedrijven binnen de sonnen-bedrijvengroep en/of aan geautoriseerde derden conform de bovengenoemde bepalingen, die zich binnen of buiten het land bevinden waar u woonachtig bent (inclusief buiten de Europese Economische Ruimte), nemen wij organisatorische, contractuele en juridische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend voor de bovengenoemde doeleinden worden verwerkt en dat er een passend beschermingsniveau voor de persoonsgegevens bestaat.

Deze maatregelen omvatten door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan derden in landen waarvan het beschermingsniveau als ontoereikend wordt beschouwd, evenals aanvullende lokale wettelijke vereisten.

9. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

sonnen bewaart alle persoonsgegevens die worden verzameld voor het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met een klant, leverancier of zakenpartner, of in het kader van het uitbrengen van een offerte, gedurende de looptijd van de contractuele relatie en tot 3 jaar na beëindiging van de samenwerking.

In alle andere gevallen worden persoonsgegevens, inclusief gegevens die zijn verzameld in het kader van een niet-succesvolle offerteaanvraag, evenals gegevens die worden verwerkt conform punt 5.5, uiterlijk drie maanden na verzameling verwijderd.

In alle gevallen mogen gegevens worden bewaard voor a) een langere periode als daar een wettelijke reden voor is (in dat geval worden ze verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het wettelijke doel) of b) een kortere periode als het doel van de opslag is komen te vervallen voordat de vastgestelde termijn is verstreken.

10. Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inzien?

Ons doel is om onze informatie over u zo nauwkeurig mogelijk te houden. U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens.

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en kunt verzoeken om correctie of verwijdering van persoonsgegevens. Verwijdering van gegevens kan alleen worden verzocht voor zover het doel van de opslag is komen te vervallen. Bovendien heeft u het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw gegevens en de overdracht van gegevens wordt beperkt tot het noodzakelijke niveau. Neem hiervoor contact op met de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, zoals hieronder nader uiteengezet.

11. Bij wie kan ik terecht voor meer informatie?

Richt uw vragen en claims met betrekking tot deze privacyverklaring aan sonnen Holding GmbH, t.a.v. de directie, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Duitsland, privacy-notice@sonnen.de. Daarnaast kan ook de onderneming van sonnen Holding GmbH waarmee u een contract heeft gesloten, u van informatie voorzien.

Daarnaast kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via het volgende adres: Deutsche Shell Holding GmbH, Michael Seus, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Duitsland, datenschutz@sonnen.de.

U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De bevoegde toezichthouder voor sonnen Holding GmbH is de Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz (BayLfD), Wagmüllerstraße 18, 80538 München, +49 89 212 673.0, poststelle@datenschutz-bayern.de.

12. Contact opnemen via e-mail of het contactformulier

Wanneer u contact met sonnen opneemt via e-mail of het contactformulier, worden de door u verstrekte gegevens (uw e-mailadres, eventueel uw naam en telefoonnummer) door ons opgeslagen om uw vraag te kunnen beantwoorden en voor het geval er vervolgvragen zijn. Zonder uw toestemming worden deze gegevens niet aan derden doorgegeven. De verwerking van deze gegevens vindt daarom uitsluitend plaats op basis van art. 6 lid 1 sub a AVG. De in dit kader verzamelde gegevens worden door ons bewaard totdat u ons verzoekt deze te verwijderen, uw toestemming voor de opslag intrekt of het doel voor de gegevensverwerking is komen te vervallen. Wettelijke bewaarplichten en andere dwingende wettelijke bepalingen blijven hierdoor onverlet.

13. Verzamelen van persoonsgegevens bij een bezoek aan onze website

Bij louter informatief gebruik van de website, dus wanneer u zich niet registreert of ons op andere wijze informatie verstrekt, verzamelen wij alleen de persoonsgegevens die uw browser naar onze server verzendt. Wanneer u onze website wilt bekijken, verzamelen wij de volgende gegevens die technisch noodzakelijk zijn om onze website aan u te tonen en de stabiliteit en veiligheid te waarborgen (rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub f AVG):

- IP-adres

- Datum en tijdstip van het verzoek

- Tijdzoneverschil met Greenwich Mean Time (GMT)

- Inhoud van het verzoek (specifieke pagina)

- Toegangsstatus/HTTP-statuscode

- Hoeveelheid overgedragen gegevens

- Website van waaruit het verzoek afkomstig is

- Browser

- Besturingssysteem en de bijbehorende interface

- Taal en versie van de browsersoftware

14. Overige functies en aanbiedingen van onze website

Naast het louter informatief gebruik van onze website bieden wij diverse diensten aan waar u bij interesse gebruik van kunt maken. Hiervoor moet u doorgaans aanvullende persoonsgegevens verstrekken, die wij gebruiken voor het leveren van de betreffende diensten en waarvoor de eerder genoemde principes voor gegevensverwerking gelden.

Voor de verwerking van uw gegevens of bij de uitvoering en afhandeling van opgedragen diensten maken wij soms gebruik van externe dienstverleners en partnerbedrijven. Deze zijn door ons zorgvuldig geselecteerd en ingeschakeld, zijn gebonden aan onze instructies en worden regelmatig gecontroleerd.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden doorgeven wanneer deelname aan acties, prijsvragen, contractafsluitingen of soortgelijke diensten door ons gezamenlijk met partners worden aangeboden. Meer informatie hierover ontvangt u bij het verstrekken van uw persoonsgegevens of hieronder in de beschrijving van het aanbod.

De verwerking van uw gegevens vindt plaats op basis van art. 6 lid 1 sub a AVG.

Voor zover onze dienstverleners of partners gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), informeren wij u over de gevolgen hiervan in de beschrijving van het betreffende aanbod.

15. SSL- of TLS-versleuteling

Om veiligheidsredenen en ter bescherming van de overdracht van vertrouwelijke inhoud, zoals aanvragen of bestellingen die u naar ons verstuurt, maakt deze pagina gebruik van SSL- of TLS-versleuteling. U kunt een versleutelde verbinding herkennen aan het feit dat de adresbalk van uw browser verandert van "http://" in "https://" en aan het slotsymbool in uw browserbalk.

Bij actieve SSL- of TLS-versleuteling kunnen de gegevens die u naar ons verzendt niet door derden worden gelezen.

16. Gebruik van cookies

Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website vindt u op: https://sonnen.at/cookie-richtlinie/.

17. E-mailbeveiliging

Zodra u elektronisch contact opneemt met sonnen, gaat u akkoord met elektronische communicatie. Wij wijzen u erop dat e-mails tijdens het verzendproces onbevoegd en onopgemerkt kunnen worden gelezen of gewijzigd. Op deze website wordt slechts gedeeltelijk gebruikgemaakt van versleutelingstechnieken. sonnen gebruikt software voor het filteren van ongewenste e-mails (spamfilter). Door het spamfilter kunnen e-mails worden geweigerd als deze op basis van bepaalde kenmerken onterecht als spam worden aangemerkt.

18. Beveiliging door technische en organisatorische maatregelen

Conform de geldende wettelijke bepalingen treffen wij technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegden. De gebruikte beveiligingsmaatregelen worden voortdurend verbeterd in lijn met de technologische ontwikkelingen.

19. Publicatie van vacatures / Online solliciteren

Uw sollicitatiegegevens worden door ons elektronisch verzameld en verwerkt ten behoeve van de afhandeling van de sollicitatieprocedure. De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking is art. 6 lid 1 sub a AVG. Indien uw sollicitatie leidt tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst, kunnen uw verstrekte gegevens door ons in uw personeelsdossier worden opgeslagen ten behoeve van het gebruikelijke organisatie- en administratieproces, met inachtneming van de relevante wettelijke voorschriften. De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking is art. 6 lid 1 sub f AVG. Bij afwijzing van uw sollicitatie worden de door u verstrekte gegevens automatisch twee maanden na bekendmaking van de afwijzing verwijderd. Dit geldt niet indien een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wettelijke vereisten (bijvoorbeeld de bewijslast volgens de Algemene wet gelijke behandeling) of indien u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor een langere bewaartermijn in onze database voor geïnteresseerden.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan in de loop van de tijd worden aangepast. De meest actuele versie is van kracht en is onderworpen aan de geldende wettelijke bepalingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 22 november 2021.