Politique de confidentialité de Globale Sonnen destinée aux clients et aux partenaires commerciaux

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1. Que contient la présente politique de confidentialité?

La présente politique de confidentialité vous informe sur le traitement de vos données à caractère personnel par les sociétés appartenant au groupe sonnen (ci-après « sonnen », « nous » ou « notre ») ainsi que par notre société mère, Shell.

La présente politique de confidentialité s’adresse à nos clients, fournisseurs, partenaires commerciaux et/ou investisseurs, ainsi qu’aux visiteurs de notre site web et de notre portail client. Lorsque vous consultez l’un des sites web que nous proposons, nos dispositions relatives à la protection des données et à l’utilisation des cookies s’appliquent également. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans les dispositions relatives à la protection des données publiées sur le site web.

Par ailleurs, dans les pays où nous exerçons nos activités, des déclarations et réglementations locales en matière de protection des données peuvent s’appliquer, reflétant les pratiques locales en vigueur et les exigences légales applicables. La présente déclaration de confidentialité est donc toujours soumise aux dispositions légales en vigueur et peut, le cas échéant, être adaptée en conséquence.

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel sont traitées et à quelles fins, pendant combien de temps nous conservons ces données, comment vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel et les mettre à jour, où vous pouvez obtenir de plus amples informations et où vous pouvez déposer une réclamation.

2. Remarque particulière si vous avez moins de 16 ans. Traitement des données à caractère personnel des enfants

Si vous avez moins de 16 ans (ou plus, si la loi le prévoit), veuillez ne pas nous envoyer de données à caractère personnel (telles que votre nom, votre adresse et votre adresse e-mail). Si vous souhaitez néanmoins nous poser une question nécessitant la saisie de vos données à caractère personnel (par exemple dans le cadre d’une formation ou d’un événement que nous proposons), veuillez vous adresser à vos parents ou à vos tuteurs légaux et leur demander de nous contacter en votre nom.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes concernant des personnes qui sont des clients, des fournisseurs, des partenaires commerciaux et/ou des investisseurs :

Coordonnées personnelles (telles que le nom, l’adresse postale ou l’adresse e-mail et le numéro de téléphone) dans la mesure où cela est nécessaire aux fins prévues ;

Coordonnées professionnelles et autres informations (telles que le titre professionnel, le service, le nom de l’entreprise et le motif de la collaboration avec sonnen).

4. Qui est responsable des données à caractère personnel collectées?

Le responsable du traitement au sens de la législation est la société sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Allemagne, et/ou la société du groupe sonnen avec laquelle vous entretenez une relation contractuelle.

5. À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans les cas suivants, conformément aux présentes dispositions :

5.1 Dans le cadre de l’exercice de notre activité commerciale et de l’exécution des contrats conclus

Pour mener à bien nos activités commerciales, y compris à des fins de recherche, de développement et d’amélioration des produits et services que nous proposons ; Conclusion et exécution de contrats avec des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux ; pour l’enregistrement et la facturation des prestations, produits et matériaux fournis par et à sonnen ; la gestion et la promotion d’une relation commerciale, par exemple pour entretenir et développer les contacts avec les clients existants et potentiels ; pour notre comptabilité, notre service client, ainsi que pour l’élaboration, la mise en œuvre et l’analyse d’études de marché et de stratégies marketing.

5.2 Organisation de nos processus opérationnels

L’organisation et la gestion de nos activités, y compris la gestion financière et des actifs, la mise en place de mécanismes de contrôle, ainsi que pour le reporting, les analyses, les audits et les enquêtes internes.

5.3 Santé, sécurité

Afin de protéger la santé et la sécurité de nos collaborateurs, y compris la vie ou la santé d’une personne, nous vérifions l’identité d’une personne et ses droits d’accès aux installations et aux locaux de nos sociétés.

5.4 Respect des exigences légales ; exercice des droits

Respect des dispositions légales et réglementaires, y compris aux fins de mener des procédures judiciaires ou de se défendre contre des réclamations.

5.5 Recoupement avec les listes de sanctions accessibles au public

Afin de respecter nos obligations légales, de protéger nos actifs, nos collaborateurs et nos sous-traitants, et notamment pour garantir que sonnen puisse se conformer à toutes les lois relatives au contrôle du commerce, à la prévention du blanchiment d’argent et/ou de la corruption, ainsi qu’à d’autres exigences légales, nous procédons régulièrement (au moins une fois par trimestre) à des vérifications concernant nos clients et partenaires commerciaux actuels et potentiels.

Cette vérification s’effectue à l’aide de listes de sanctions accessibles au public ou établies par les pouvoirs publics. Elle est réalisée en Europe. À cette fin, nous comparons votre prénom et votre nom avec les données figurant dans les listes de sanctions publiées. En cas de correspondance initiale, nous vérifierons, à l’aide des données vous concernant enregistrées par sonnen (par exemple, date de naissance, nationalité, adresse), si cette correspondance est effectivement exacte. Pour cette vérification, sonnen peut également recourir à d’autres sources publiques, telles que les informations fournies par des agences de notation de crédit. À cette fin, sonnen peut également contacter directement la personne concernée afin d’obtenir des informations complémentaires. Si sonnen ne parvient pas à exclure la correspondance, nous nous réservons le droit de faire appel aux services de consultants externes (KPMG EU) pour un examen et une évaluation plus approfondis.

Si une correspondance est avérée, la société Shell plc. est soumise à une obligation légale de déclaration auprès de la Securities and Exchange Commission (SEC, l’autorité américaine de surveillance des marchés financiers). Shell Midstream Partners LP (MLP) est tenue de déposer des rapports trimestriels et annuels auprès de la SEC. Dans la mesure où la loi le prévoit, sonnen doit effectuer une déclaration auprès des autorités de surveillance locales compétentes.

La base juridique de ce traitement de données est l’article 6, paragraphe 1, points c) et f) du RGPD.

La vérification ne donne lieu à aucune décision automatisée concernant un client ou un partenaire commercial existant, ni un client ou partenaire commercial potentiel.

6. Base juridique du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel couvertes par la présente politique de confidentialité sont traitées exclusivement conformément aux dispositions suivantes :

pour prendre contact avec une personne à sa demande avant la conclusion d’un contrat ;

pour exécuter un contrat que vous avez conclu avec sonnen ;

dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter les lois et les dispositions légales auxquelles nous sommes soumis ;

dans la mesure où cela est nécessaire à la poursuite des intérêts commerciaux légitimes de sonnen et que cela ne va pas à l’encontre d’intérêts, de droits fondamentaux ou de libertés fondamentales prépondérants de la personne concernée ; ou

(uniquement dans la mesure où la loi l’exige) avec le consentement explicite d’une personne.

Dans les cas où nous traitons des données à caractère personnel avec votre consentement, vous avez le droit, sauf disposition légale contraire, de retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué jusqu’au moment du retrait.

7. À qui transmettons-nous les données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont traitées exclusivement aux fins susmentionnées. Elles ne sont transmises que dans le strict respect du principe du « besoin d’en connaître » (principe « need-to-know »), comme suit :

Vos données à caractère personnel sont transmises à d’autres sociétés au sein du groupe sonnen, y compris notre société mère, Shell plc., dans la mesure où cela est nécessaire aux fins mentionnées au point 5.

Nous pouvons également transmettre vos données au sein de notre groupe d'entreprises afin de vous proposer des offres promotionnelles ou de vous informer sur des produits et/ou services connexes. Cela se fait sur la base du consentement que vous avez donné à des fins de marketing et, dans tous les cas, les communications marketing ne vous seront envoyées que par nos soins

La vision de Shell concernant le client
Afin de vous garantir une expérience positive avec le groupe Shell, en tenant compte du contexte de vos interactions avec Shell, nous combinons les informations obtenues à partir des sources susmentionnées pour établir votre profil personnel ; cela vous permet d’interagir plus facilement avec les différentes entités du groupe Shell. Cela nous permet également de disposer des informations les plus récentes vous concernant, afin de mieux développer nos services et produits et de vous proposer des offres sur mesure, adaptées à vos centres d’intérêt spécifiques.

Nous vous prions toutefois de noter que vous avez la possibilité de contrôler la manière dont Shell utilise ces informations. Vous pouvez vous opposer au regroupement de vos données à caractère personnel de cette manière ; à cet effet, nous vous renvoyons à la section suivante intitulée « Vos droits concernant vos données à caractère personnel ».

Vos données à caractère personnel peuvent également être transmises à des sociétés au sein de sonnen Holding GmbH qui fournissent les produits et services sonnen dont nous avons besoin pour exécuter les contrats conclus avec vous.

Des tiers autorisés, tels que les représentants commerciaux, les partenaires, les prestataires de services et les sous-traitants de sonnen.

Une autorité publique, un gouvernement ou une administration compétente, dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter les obligations légales auxquelles est soumise l’entreprise concernée de sonnen Holding GmbH.

8. Transmission de données à caractère personnel

Dans la mesure où les données à caractère personnel sont transmises à des sociétés du groupe sonnen et/ou à des tiers autorisés conformément aux dispositions susmentionnées, situées à l’intérieur ou à l’extérieur du pays dans lequel vous résidez (y compris en dehors de l’Espace économique européen), nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et juridiques afin de garantir que vos données à caractère personnel soient traitées exclusivement aux fins susmentionnées et qu’un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel soit assuré.

Ces mesures comprennent des mécanismes approuvés par la Commission européenne pour le transfert de données à caractère personnel à des tiers situés dans des pays dont le niveau de protection des données n’est pas considéré comme adéquat, ainsi que des exigences légales locales supplémentaires.

9. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

sonnen conserve toutes les données à caractère personnel collectées dans le cadre de la conclusion et de l’exécution d’un contrat avec un client, un fournisseur ou un partenaire commercial, ou dans le cadre de la soumission d’une offre, pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 3 ans après la fin de la collaboration.

Dans tous les autres cas, les données à caractère personnel, y compris celles collectées dans le cadre d’une soumission d’offre infructueuse, ainsi que celles traitées conformément au point 5.5, sont effacées au plus tard trois mois après leur collecte.

Dans tous les cas, les informations peuvent être conservées pendant a) une période plus longue s’il existe un motif légal justifiant cette conservation (auquel cas elles seront effacées dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins légales) ou b) une période plus courte si la finalité de la conservation a cessé d’exister avant l’expiration du délai défini.

10. Comment puis-je accéder à mes données à caractère personnel?

Notre objectif est de veiller à ce que les informations que nous détenons à votre sujet soient aussi exactes que possible. Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel et demander leur rectification ou leur suppression. La suppression des données ne peut être demandée que dans la mesure où la finalité de leur conservation n’a plus lieu d’être. Vous avez également le droit de demander que le traitement de vos données et leur transfert soient limités au strict nécessaire. Veuillez vous adresser à cet effet au responsable du traitement, comme indiqué plus en détail ci-dessous.

11. À qui puis-je m’adresser pour obtenir de plus amples informations?

Veuillez adresser vos questions et vos demandes relatives à la présente déclaration de confidentialité à sonnen Holding GmbH, à l’attention de la direction, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Allemagne,privacy-notice@sonnen.de . En complément, la société de sonnen Holding GmbH avec laquelle vous avez conclu un contrat peut également vous fournir des informations.

Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse suivante : Deutsche Shell Holding GmbH, Michael Seus, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hambourg, Allemagne,datenschutz@sonnen.de .

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès d’une autorité de protection des données. L’autorité de contrôle compétente pour sonnen Holding GmbH est le délégué à la protection des données de Bavière (BayLfD), Wagmüllerstraße 18, 80538 Munich, +49 89 212 673.0,poststelle@datenschutz-bayern.de .

12. Prise de contact par e-mail ou via le formulaire de contact

Lorsque vous contactez sonnen par e-mail ou via le formulaire de contact, les données que vous nous communiquez (votre adresse e-mail, le cas échéant votre nom et votre numéro de téléphone) sont enregistrées par nos soins afin de traiter votre demande ainsi que pour répondre à d’éventuelles questions complémentaires de la part de . Elles ne seront pas transmises à des tiers sans votre consentement. Le traitement de ces données s’effectue donc exclusivement sur la base de l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point a) du RGPD. Les données collectées dans ce contexte sont conservées chez nous jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer, que vous révoquiez le consentement donné pour leur enregistrement ou que la finalité du traitement des données cesse d’exister. Les obligations légales de conservation et autres dispositions légales impératives ne sont pas affectées par cette disposition.

13. Collecte de données à caractère personnel lors de la consultation de notre site web

Lors d’une utilisation purement informative du site web, c’est-à-dire lorsque vous ne vous inscrivez pas ou ne nous transmettez pas d’autres informations, nous ne collectons que les données à caractère personnel que votre navigateur transmet à notre serveur. Si vous souhaitez consulter notre site web, nous collectons les données suivantes, qui sont techniquement nécessaires pour vous permettre d’accéder à notre site et pour garantir sa stabilité et sa sécurité (la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD) :

- Adresse IP

- Date et heure de la requête

- Décalage horaire par rapport au temps moyen de Greenwich (GMT)

- Contenu de la requête (page spécifique)

- Statut d'accès / code d'état HTTP

- Volume de données transférées à chaque fois

- Site web d'où provient la requête

- Navigateur

- Système d'exploitation et son interface

- Langue et version du navigateur

14. Autres fonctionnalités et offres de notre site web

Outre l’utilisation purement informative de notre site web, nous proposons divers services auxquels vous pouvez avoir recours si cela vous intéresse. Pour cela, vous devez généralement fournir des données à caractère personnel supplémentaires, que nous utilisons pour fournir les services concernés et auxquelles s’appliquent les principes de traitement des données mentionnés précédemment.

Dans certains cas, nous faisons appel à des prestataires externes et à des entreprises partenaires pour le traitement de vos données ou pour l'exécution et la gestion des services commandés. Ceux-ci ont été soigneusement sélectionnés et mandatés par nos soins, sont tenus de respecter nos instructions et font l'objet de contrôles réguliers.

Par ailleurs, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à des tiers lorsque nous proposons, en collaboration avec des partenaires, des participations à des promotions, des jeux-concours, la conclusion de contrats ou des prestations similaires. Vous obtiendrez de plus amples informations à ce sujet lors de la saisie de vos données à caractère personnel ou ci-dessous, dans la description de l'offre.

Le traitement de vos données s'effectue sur la base de l'article 6, paragraphe 1, première phrase, point a) du RGPD.

Dans la mesure où nos prestataires de services ou partenaires ont leur siège dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (EEE), nous vous informons des conséquences de cette situation dans la description de l’offre.

15. sonnenDrive

Dans le cadre de l’offre sonnenDrive, sonnen collabore avec la société Fleetpool GmbH, dont le siège social est situé à Schanzenstraße 41 d, 51063 Cologne. Si vous utilisez cette offre, le contrat de mise à disposition de véhicule est conclu directement entre vous et Fleetpool. Pour établir une offre et exécuter le contrat, Fleetpool traite notamment les données suivantes que vous saisissez sur notre site web : prénom, nom, adresse de facturation et de livraison, adresse e-mail, données de facturation et de paiement, date de naissance, numéro de téléphone et données relatives au permis de conduire. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Afin de pouvoir traiter les paiements, Fleetpool transmet le montant exact du paiement au prestataire de services de paiement sélectionné. Fleetpool vous fournira de plus amples informations à ce sujet lors de la conclusion du contrat.

Pour l’expédition de la carte de recharge sonnenDrive proposée, sonnen transmet votre nom et votre adresse au prestataire de services mandaté à cet effet, Dutch Card Printing B.V., Groningen. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

En ce qui concerne les données à caractère personnel collectées via notre site web, sonnen GmbH a conclu un accord avec la société Fleetpool GmbH, qui régit la responsabilité conjointe de sonnen et de Fleetpool quant au traitement de vos données à caractère personnel. L'interlocuteur commun de sonnen et de Fleetpool pour toutes les informations et communications à l'intention de la personne concernée dans ce contexte est sonnen GmbH. Vous pouvez adresser vos questions et objections par courrier à l'attention de la direction, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried. Vous pouvez nous joindre par téléphone au +49 8304 929 33 400 et par e-mail à l'adressedatenschutz@sonnendrive.de . sonnen traitera votre demande dans les plus brefs délais. Afin de vous apporter une réponse rapide et exhaustive à votre demande, l'e-mail sera également transmis à Fleetpool.

16. Cryptage SSL ou TLS

Pour des raisons de sécurité et afin de protéger la transmission de contenus confidentiels, tels que les demandes ou les commandes que vous nous envoyez, ce site utilise un cryptage SSL ou TLS. Vous pouvez reconnaître une connexion cryptée au fait que la barre d’adresse de votre navigateur passe de « http:// » à « https:// » et qu’une icône en forme de cadenas s’affiche dans la barre d’adresse de votre navigateur.

Lorsque le cryptage SSL ou TLS est activé, les données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par des tiers.

17. Utilisation des cookies

Pour plus d’informations sur l’utilisation des cookies sur notre site web, consultez : https://sonnen.de/cookie-richtlinie/.

18. Sécurité des e-mails

Dès que vous établissez un contact électronique avec sonnen, vous acceptez la communication électronique. Nous attirons votre attention sur le fait que les e-mails peuvent être lus ou modifiés sans autorisation et à votre insu pendant leur transmission. Ce site web n'utilise qu'une technologie de cryptage partielle. sonnen utilise un logiciel de filtrage des e-mails indésirables (filtre anti-spam). Le filtre anti-spam peut rejeter des e-mails si ceux-ci ont été identifiés à tort comme du spam en raison de certaines caractéristiques.

19. Sécurité grâce à des mesures techniques et organisationnelles

Conformément aux dispositions légales en vigueur, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les données à caractère personnel contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées. Les mesures de sécurité en place sont améliorées en permanence en fonction des évolutions technologiques.

20. Publication d’offres d’emploi / Candidatures en ligne

Vos données de candidature sont collectées et traitées par voie électronique par nos soins aux fins du traitement de la procédure de candidature. La base juridique du traitement des données est l’article 6, paragraphe 1, phrase 1, point a) du RGPD. Si votre candidature aboutit à la conclusion d’un contrat de travail, les données que vous nous avez transmises peuvent être enregistrées dans votre dossier personnel aux fins des processus organisationnels et administratifs habituels, dans le respect des dispositions légales applicables. La base juridique du traitement des données est l’article 6, paragraphe 1, première phrase, point f) du RGPD. En cas de rejet de votre candidature, les données que vous avez transmises seront automatiquement supprimées deux mois après la notification de ce rejet. Cette disposition ne s'applique pas si une conservation plus longue est nécessaire en raison d'exigences légales (par exemple, l'obligation de preuve prévue par la loi générale sur l'égalité de traitement) ou si vous avez expressément consenti à une conservation plus longue dans notre base de données de candidats potentiels.

21. Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée au fil du temps. Elle s’applique dans sa version en vigueur et est soumise aux dispositions légales applicables. La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 22 novembre 2021.